En plus d’alléger sa charge de travail, déléguer ses communications corporatives à l’externe contribue au succès à long terme de son organisation. Explorons les avantages de mandater un consultant ou une firme externe, ainsi que quelques exemples de tâches et de projets à déléguer.
Les avantages de déléguer
Pour déléguer, un.e gestionnaire doit faire preuve de lâcher-prise. Il n’est pas toujours facile de se délester de certaines tâches tout en conservant un sentiment de contrôle de ses dossiers. À l’inverse, se libérer de quelques responsabilités générera un effet positif sur l’atteinte des objectifs de son organisation, sur l’engagement et la motivation des membres du personnel, et même, sur son propre bien-être!
Mandater un service externe au lieu d’embaucher à l’interne
Un service de communication externe est composé de différents spécialistes du domaine, des personnes aux expertises spécifiques ET complémentaires (graphisme, copywriting, développement web, etc.). Le travail de ces spécialistes les amène à continuellement se former afin de rester à l’affût des tendances. Bref, leur expertise constitue leur gagne-pain!
Mandater une ressource externe permet de bénéficier d’une perspective nouvelle et non biaisée, d’expertises spécifiques, et de gains de temps permettant à vos équipes de se concentrer là où il le faut.
En combinant une perspective différente à la vôtre, vous maximisez le potentiel de réussite de votre organisation tout en optimisant votre boulot!
Peut-on tout déléguer?
Certaines tâches relatives aux communications peuvent être facilitées par une prise en charge à l’interne. Toutefois, plusieurs actions peuvent être confiées à l’externe. Il suffit d’établir des règles d’élaboration et de diffusion claires qui permettront à tous et toutes de connaître les limites de leur rôle et de travailler envers un but commun en toute complémentarité.
Quoi déléguer
Voici trois contextes potentiels de délégation de tâches ou de projets communicationnels ou d’octroi de mandats à l’externe, accompagnés d’exemples à l’appui.
1. Formation et facilitation
Même si votre organisation emploie du personnel dédié aux communications, les fonctions de nature généraliste qui lui sont généralement attribuées font en sorte qu’il ne détient pas toutes les expertises dont il a besoin pour se démarquer au quotidien. Un service de consultation externe peut ainsi contribuer à un projet qui dépasse les tâches habituelles de votre équipe ou pour lequel une certaine distance s’impose. Voici des exemples :
- Animation d’activités de remue-méninges;
- Formations en petits groupes ou accompagnement individuel en matière de communication;
- Ateliers visant à faciliter ou consolider l’intégration de nouvelles politiques ou nouveaux outils au sein de l’organisation.
2. Accompagnement stratégique et services-conseils
Que vous désiriez développer ou fidéliser une clientèle, explorer de nouvelles idées, bonifier vos outils de communication ou améliorer vos stratégies, déléguer à l’externe ouvre les horizons de votre organisation et enrichit son approche.
Développer des outils structurants
Vous désirez outiller votre équipe des communications ou même l’ensemble de vos employé.e.s détenant des tâches communicationnelles de sorte à mieux structurer leur travail, les amener à travailler envers un but précis et leur fournir une marche à suivre? Songez à adopter des politiques et des guides accessibles et concrets pour leur fournir une base. Un guide de rédaction inclusive, une politique éditoriale ou une nétiquette en sont quelques exemples.
Planifier de façon stratégique
Vous souhaitez établir des bases efficaces pour la communication d’une nouvelle initiative ou le lancement d’une campagne? Vous pourriez déléguer la planification de ce type de projet de communication sans avoir à vous engager à long terme, la mise en œuvre pouvant être gérée par le service externe ou par votre équipe.
Voici des possibilités :
- Créer un plan de communication pour la mise en place de nouvelles politiques et procédures internes;
- Planifier un calendrier éditorial de vos différents contenus identifiant les sujets à approfondir et le meilleur moment pour les partager;
- Améliorer le ciblage de votre public en créant des personas répertoriés dans un aide-mémoire;
- Développer une stratégie de marque employeur pour mieux retenir et attirer les talents au sein de votre organisation.
3. Tâches de communication récurrentes
Déléguer les actions récurrentes de communication permet d’alléger la charge existante de votre équipe, d’intégrer des fonctions ou outils additionnels ou de bénéficier d’un savoir-faire plus pointu. Un accompagnement à long terme vous assure une fluidité dans la ligne éditoriale et une meilleure connaissance de votre organisation pour un maximum de retombées.
Création de contenu
Entretenir vos comptes sur les différentes plateformes vous donne l’occasion de bâtir et de conserver un lien de confiance avec votre communauté. En déléguant la création de contenu de votre infolettre, de votre blogue ou de vos médias sociaux, vous augmentez vos chances d’obtenir un produit de qualité et cohérent.
Optimisation de vos communications internes
Mettre en place et maintenir des outils de communication pour favoriser le dialogue avec les membres de votre équipe contribue à une saine culture d’entreprise. Déléguer le développement et l’entretien de ces outils montrent l’importance que vous y accordez.
Les communications internes peuvent se traduire par un bulletin aux employé.e.s, d’articles sur un intranet, d’activités inspirantes ou encore de capsules informatives ou collaboratives.
Trouver le bon service externe à qui déléguer
Déléguer ses communications, c’est faire confiance à une ou des personnes qui ne connaissent pas nécessairement notre organisation ou qu’on ne côtoie pas au quotidien de la même façon que ses collègues et employé.e.s.
Vous méritez un service qui prend le temps de bien comprendre votre organisation, votre mission et votre réalité. N’hésitez pas à tester votre synergie par le biais d’ un mandat plus modeste avant de vous engager à long terme.
Chez The Storyteller, nous accompagnons de nombreuses organisations qui nous font confiance en déléguant certaines actions de communication. Vous désirez en apprendre davantage sur nous? Consultez nos champs d’expertise et notre méthode de travail et découvrez nos projets réalisés dès maintenant!
