À qui doit-on s’adresser si l’on souhaite modifier une information du site Web de notre organisation? Qui peut parler aux médias? Puis-je moi-même créer la brochure visant à promouvoir la campagne de sensibilisation de notre service? Si c’est le cas, quelles sont les règles de mise en page à respecter? Y a-t-il des mots clés et des logos à insérer?
Voilà des questionnements que les membres de votre équipe peuvent avoir dans le cadre de l’exécution de leurs tâches. Une politique de communication a pour mandat de répondre à ce type d’interrogations.
Cet article vise à démystifier le concept, les bénéfices et les composantes de cet outil organisationnel.
Qu’est-ce qu’une politique de communication?
La politique de communication est un document de référence qui permet d’établir les orientations, les valeurs, les standards, les mécanismes et le partage des rôles des divers intervenants de l’organisation en matière de communication.
Politique, stratégie ou plan de communication?
Plusieurs concepts et outils existent pour structurer la communication, ce qui peut entraîner de la confusion. L’encadré ci-dessous expose la différence entre trois outils fréquemment utilisés en communication
Politique de communication | Stratégie de communication | Plan de communication |
| Outil institutionnel / organisationnel établissant des balises structurantes et régissant la création et le partage de messages et d’outils de communication destinés à des publics internes ou externes ainsi que l’application de procédures. | Outil stratégique à la source des actions communicationnelles futures d’une organisation en ce qui a trait à ses activités régulières ou ses projets spéciaux définissant, entre autres, le contexte, les objectifs de communication, le public cible, les messages clés et les principaux canaux à privilégier. | Outil opérationnel servant à planifier, organiser et mettre en oeuvre la diffusion de messages clés et des actions de communication sur une période donnée en fonction de la stratégie préalablement mise sur pied. |
À qui s’adresse la politique de communication?
La politique de communication vise toute entreprise, institution ou organisme souhaitant clarifier et structurer les procédures et façons de faire entourant les communications. Les organisations dont la structure est composée de plusieurs paliers bénéficient particulièrement de la mise en œuvre d’une politique de communication. Les établissements d’enseignement et les instances gouvernementales en sont des exemples, mais une politique de communication est également tout aussi pertinente pour une PME ou un organisme comportant un minimum d’employé.e.s ou collaborant avec des consultant.e.s.
Les avantages de la politique de communication
Cet outil a comme objectif premier de clarifier les rôles et responsabilités de chacun.e de sorte à assurer des communications et des messages cohérents tout en facilitant le travail des personnes concernées. Une image de marque et un message uniformes solidifieront le caractère professionnel de votre organisation.
Une politique de communication vise à encadrer et non à contrôler les actions de communication. La clarté des rôles et responsabilités de chaque instance et la mise sur pied de normes et procédures permettent d’outiller les membres du personnel au quotidien dans la réalisation de leurs tâches reliées aux communications.
Établir les règles de fonctionnement permet aussi de minimiser les risques de malentendus quant à l’exécution de certaines tâches. Qui n’a pas déjà joué au ping-pong avec un.e collègue, se renvoyant la balle car la tâche en question se situait finalement dans une zone grise?
Composantes
À titre de document de référence pour les différents paliers d’intervenants, la politique de communication couvre un large éventail de sujets à caractères général et spécifique.
Rôles en matière de communication
Prenons l’exemple d’une municipalité. Celle-ci emploie des personnes qui doivent entrer en contact avec leurs collègues ainsi qu’avec les publics cibles de l’institution tels que ses citoyen.ne.s, les entreprises et organismes sur son territoire, ses partenaires communautaires, les instances gouvernementales et les médias. Ainsi, une politique de communication viendra clarifier le rôle et la responsabilité de chaque rôle, de chaque secteur et de chaque département. Qui est responsable de parler aux médias? Qui se chargera des plaintes? Qui élaborera les campagnes liées à de nouvelles initiatives?
Identité visuelle corporative
Une municipalité possède généralement plusieurs dérivés de logos pour ses directions et ses services. La politique peut donc incorporer une charte graphique et proposer un inventaire des logos, des slogans, des couleurs et des polices d’écriture à privilégier ainsi que leurs domaines d’application.
Outils de communication internes et externes
Une politique détaille également l’ensemble des outils de communication utilisés et leurs règles de fonctionnement respectifs. Voici quelques exemples.
| Outils internes | Outils externes |
Bulletin interne: Notes de service au personnel: Procès-verbaux du C.A. et des comités: | Site Web: Médias sociaux: Relations médias: |
Normes et procédures institutionnelles
Une politique d’écriture inclusive, une nétiquette, une politique linguistique et une prise de position publique sont tous des exemples de normes structurant les communications qui peuvent être abordées dans une politique de communication. Les règles relatives aux cartes d’affaires, à la signature courriel et à la boîte vocale peuvent également en faire partie. On peut même inclure l’utilisation des outils de travail privilégiés par l’organisation (ex. outil de visioconférence, outil de stockage de documents, etc.).
Par où commencer?
Une bonne planification de la politique de communication est tout aussi importante que sa rédaction et sa mise en œuvre. Cette étape favorise ainsi une saine implantation de ses composantes au sein de l’organisation.
L’introspection
Une telle politique est plus facile à établir lorsque l’organisation dispose d’une juste compréhension de son ADN. Pensez à revoir, en équipe, votre mission, vos messages clés et vos valeurs afin de vous assurer que ceux-ci reflètent bien vos actions au quotidien.
Les consultations
Une politique de communication doit refléter de façon réaliste les méthodes de travail de vos équipes. Des séances de consultation auprès de votre personnel peuvent être organisées afin de partir de bases solides. On s’assure ainsi de rendre le processus crédible et inclusif tout en favorisant une implantation de la politique à la fois bienveillante et efficace.
Pensez à communiquer avec nous pour discuter de votre politique de communication. En optant pour une expertise externe en communication, vous bénéficiez d’un regard neutre et d’un soutien non seulement en ce qui a trait à la rédaction de votre politique mais aussi de la réflexion stratégique qui devra vraisemblablement la précéder.
